Mempawah, BorneOneTV – Dalam rangka memberikan pemahaman yang seragam dalam hal pengelolaan dan penyelamatan arsip yang bernilai guna tinggi, Pemerintah Kabupaten Mempawah menggelar sosialisasi kearsipan di Wisma Chandramidi Mempawah, Selasa (21/3). Diikuti 27 peserta, sosialisasi dibuka Staf Ahli Bupati Bidang Kemasyarakatan dan Sumber Daya Manusia, Ir. H. M. Asfahani Arsyad, MM.
Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mempawah, Drs. M. Erfiza, M.Si, dalam laporannya mengatakan sosialisasi ini diikuti para pejabat pengelola administrasi Satuan Kerja Perangkat Daerah dan aparatur yang memiliki tugas dalam hal pengelolaan arsip SKPD.
“Selama sosialisasi yang berlangsung dua hari ini para peserta mendapatkan materi tentang pengelolaan dan penyelamatan arsip yang bernilai tinggi. Dengan begitu akan berdampak pada peningkatan pelayanan masyarakat,” katanya.
Lebih lanjut Erfiza mengungkapkan materi sosialisasi yakni manajemen jadwal retensi arsip, jadwal retensi arsip substanstif, jadwal retensi arsip fasilitatif, dan pedoman penilaian arsip bagi instansi pemerintah, badan usaha, dan swasta. “Narasumber yang kita hadirkan adalah pejabat dan tenaga jabatan fungsional arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat yang membidangi pembinaan kearsipan,” ujarnya.
Staf Ahli Bupati Bidang Kemasyarakatan dan SDM, Asfahani Arsyad, mengatakan arsip adalah produk akhir dari kegiatan administrasi dalam segala bentuk dan media. Karena itu, menurutnya, semua pihak bertanggung jawab menyelamatkan informasi di dalam arsip bagi kepentingan kebijakan pembangunan secara regular. “Dan pada tujuan akhirnya, seluruh kegiatan pembangunan yang dilaksanakan dapat tersimpan secara baik melalui penataan dan pendataan arsip secara profesional,” jelasnya.
Asfahani mengatakan penanganan arsip memerlukan sistem kearsipan yang baik dan benar, mulai dari proses penciptaan arsip sampai dengan penyusutan dan pemusnahannya. Menurut dia, manajemen kearsipan menuntut paradigma baru, di mana semua aspek kearsipan harus menjadi perhatian khusus pengelola arsip.
“Hal ini penting agar peningkatan volume arsip dapat dikendalikan dan dikelola dengan baik melalui tindakan penyelamatan secara efektif dan efisien sehingga menghindari penumpukan arsip dan hilangnya arsip daerah yang penting,” ujarnya.
Ia juga meminta agar arsip difungsikan sebagai bank informasi untuk kepentingan pemerintah. Penyimpanan, pemilahan, dan teknis temu kembali arsip harus dilakukan secara benar. Termasuk pula penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) sebagai suatu cara dalam penilaian arsip.
“Saya berharap hasil dari sosialisasi ini bisa diterapkan di lingkungan kerja masing-masing. Jangan ada lagi arsip penting yang hilang dan tidak terselamatkan kelestariannya. Terus berkonsultasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) selaku lembaga pembina kearsipan kabupaten, baik yang berada di tingkat provinsi maupun di kabupaten,” ucapnya. (fsa)
